Tietosuojaseloste
Päivitetty 1.10.2026.
1. Rekisterinpitäjä
Polarico Oy (Y-tunnus 2490890-2). Tietosuoja-asiat: asiakaspalvelu@pitopalvelua.com.
2. Kenen tietoja käsittelemme
- tarjouspyynnön jättäjät ja arvostelijat
- pitopalveluyritysten yhteyshenkilöt ja palvelun käyttäjät
- pitopalveluyritysten yhteyshenkilöt, joiden tiedot ovat julkisesti saatavilla (yritysten markkinointi)
- verkkosivuston kävijät
3. Käsittelyn tarkoitukset, oikeusperusteet ja säilytysajat
| Tarkoitus | Tiedot | Oikeusperuste | Säilytysaika |
|---|---|---|---|
| Tarjouspyynnön välitys pitopalveluille | Nimi, sähköposti, puhelin, tilaisuuden tiedot, toiveet | Rekisteröidyn pyynnöstä toteutettavat toimet (art. 6.1 b) | 36 kk pyynnön jättämisestä, minkä jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan |
| Tarjouspyyntöjen anonyymi tilastointi ja esimerkit | Tilaisuuden tyyppi, paikkakunta, vierasmäärä, ajankohta, tarjoilutapa, lisäpalvelut ja ruokavaliomaininnat ilman nimiä ja yhteystietoja. Esimerkkinä voidaan näyttää lyhennetty, tunnisteeton kuvaus toiveista. | Oikeutettu etu: palvelun sisältö ja kehittäminen (art. 6.1 f) | Julkaistaan vain koostettuina lukuina. Anonymisoitu aineisto säilytetään toistaiseksi. |
| Vahvistus-, muistutus- ja palauteviestit | Nimi, sähköposti, tilaisuuden tiedot | Oikeutettu etu: palvelun toteuttaminen ja laadun seuranta (art. 6.1 f) | 36 kk pyynnön jättämisestä |
| Vinkit ja uutiskirje tarjouspyynnön jättäneille | Nimi, sähköposti | Oikeutettu etu: oman palvelun suoramarkkinointi asiakkaille (art. 6.1 f, sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 200 §:n 2 mom.) | Kunnes viestit kielletään, kuitenkin enintään 36 kk viimeisimmästä tarjouspyynnöstä. Kieltotieto säilytetään, jotta kielto toteutuu. |
| Arvostelut | Etunimi tai nimimerkki, arvio, sähköposti tarkistusta varten | Oikeutettu etu (art. 6.1 f) | Niin kauan kuin arvio on julkaistuna |
| Yritysasiakkaiden tilit, sopimus ja laskutus | Yhteyshenkilön nimi, sähköposti, puhelin, kirjautumistiedot, laskutustiedot | Sopimus (art. 6.1 b), lakisääteinen velvoite (art. 6.1 c) | Asiakkuuden ajan ja 3 vuotta sen päättymisestä. Kirjanpitoaineisto kirjanpitolain mukaan (enintään 10 vuotta). |
| Pitopalveluyritysten markkinointi | Yrityksen nimi ja Y-tunnus, verkkosivuilla julkaistu sähköposti ja puhelin, osoitteessa näkyvä nimi | Oikeutettu etu: palvelun tarjoaminen yrityksille, joiden toimialaan se liittyy (art. 6.1 f) | Kunnes yritys kieltää markkinoinnin tai lopettaa toimintansa. Kieltotieto säilytetään, jotta kielto toteutuu. |
| Julkiset yritysprofiilit | Yrityksen julkiset perustiedot | Oikeutettu etu (art. 6.1 f) | Yrityksen toiminnan ajan tai kunnes profiili poistetaan |
| Sivuston tilastointi ja kehittäminen | Selain- ja laitetiedot, käyttötapahtumat, päivittäin vaihtuva tunniste | Oikeutettu etu: palvelun oma tilastointi (art. 6.1 f) | Raakatiedot 25 kk vuosivertailua varten, sen jälkeen vain koostetut tilastot |
| Tietoturva ja väärinkäytösten estäminen | IP-osoite, lokitiedot | Oikeutettu etu: palvelun ja käyttäjien suojaaminen (art. 6.1 f) | Enintään 12 kk |
Säilytysaikojen perusteet. Tarjouspyyntöjen ja niihin liittyvien viestien säilytysaika perustuu kolmen vuoden yleiseen vanhentumisaikaan, jonka kuluessa pyyntöön tai sen välitykseen liittyviä kysymyksiä ja reklamaatioita voidaan joutua selvittämään, sekä siihen, että moni tilaisuus toistuu vuosittain. Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
Vinkit ja uutiskirje. Kun jätätte tarjouspyynnön, voimme lähettää antamaanne sähköpostiosoitteeseen vinkkejä tilaisuuksien järjestämiseen sekä tietoa omista, tarjouspyyntöpalveluun liittyvistä palveluistamme. Tämä perustuu sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 200 §:n 2 momenttiin eikä edellytä erillistä suostumusta. Voitte kieltää viestit milloin tahansa jokaisen viestin lopussa olevasta linkistä tai ilmoittamalla siitä osoitteeseen asiakaspalvelu@pitopalvelua.com. Emme luovuta sähköpostiosoitettanne muiden markkinointiin.
Emme pyydä terveystietoja. Erityisruokavaliot pyydetään ilmoittamaan ilman henkilöiden nimiä.
4. Mistä tiedot saadaan
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Yritysten tiedot saadaan lisäksi Patentti- ja rekisterihallituksen avoimesta datasta ja yritysten omilta verkkosivuilta.
5. Vastaanottajat
- Pitopalveluyritykset, joille tarjouspyyntö välitetään. Ne käsittelevät tietoja itsenäisinä rekisterinpitäjinä tarjouksen tekemiseksi.
- Henkilötietojen käsittelijät, jotka käsittelevät tietoja puolestamme sopimuksen perusteella. Näitä ovat palvelin- ja pilvipalvelut, sähköpostin lähetyspalvelu, tekoälypohjaiset palvelut (esimerkiksi tekstien tuottaminen ja asiakaspalvelun chat), laskutus ja kirjanpito (Procountor), virheseuranta (Sentry) sekä korttimaksut (Stripe). Palveluntarjoajat voivat vaihtua. Ajantasaisen luettelon käsittelijöistä saa pyynnöstä.
- Viranomaiset lain niin vaatiessa.
Emme myy henkilötietoja.
6. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Osa käsittelijöistä (esimerkiksi sähköposti- ja tekoälypalvelut, Sentry ja Stripe) voi käsitellä tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), tai komission vakiosopimuslausekkeisiin.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Teillä on oikeus tarkastaa tietonne, vaatia tietojen oikaisua tai poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, siirtää antamanne tiedot järjestelmästä toiseen ja perua suostumuksenne milloin tahansa.
Suoramarkkinoinnin voi kieltää aina. Jokaisessa markkinointiviestissä on kieltolinkki, ja kiellon voi ilmoittaa myös osoitteeseen asiakaspalvelu@pitopalvelua.com.
Jos katsotte, että käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voitte tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).
8. Automaattinen päätöksenteko
Tarjouspyyntöjen ja markkinointiviestien kohdentaminen on automaattista sijainnin ja yritysten ilmoittamien tietojen perusteella. Se ei aiheuta rekisteröidylle oikeusvaikutuksia, eikä kyse ole tietosuoja-asetuksen 22 artiklan tarkoittamasta päätöksenteosta.
9. Evästeet
Välttämättömät evästeet (kirjautuminen, lomakkeiden suojaus) ovat aina käytössä. Emme käytä analytiikka- tai mainosevästeitä. Kävijätilastot kootaan ilman evästeitä tunnisteella, joka vaihtuu päivittäin, eikä sitä voi yhdistää yksittäiseen henkilöön.
10. Tietoturva
Tiedot säilytetään suojatuilla palvelimilla, ja yhteydet salataan. Pääsy tietoihin on vain niillä, jotka tarvitsevat niitä työssään.
11. Muutokset
Voimme päivittää tätä selostetta. Olennaisista muutoksista kerromme palvelussa.